Mục lục7 mục
Bảng nội quy treo trong nhà nghỉ thường là bản mua sẵn ở tiệm in decal: hai mươi dòng, mở đầu bằng "Nghiêm cấm", chữ nhỏ, dán sau cửa. Khách liếc rồi thôi, và lễ tân vẫn phải nói lại giờ trả phòng, chuyện gửi chìa, chuyện bạn bè ghé thăm cho từng lượt khách.
Bài này viết cho người quản một nhà nghỉ hoặc khách sạn có lễ tân. Bảng nội quy của nhà nghỉ khác bảng của homestay ở đúng những chỗ có quầy lễ tân đứng giữa: giấy tờ, chìa khoá, khách thăm, thanh toán, và giá tính theo giờ. Bài đi qua các chỗ khác đó, mười điều nên có trên bảng, một bản mẫu tiếng Việt để chép về in ngay, phần khách sạn cần thêm, và mấy câu quen thuộc nên bỏ khỏi bảng.
Nếu chỗ của bạn là homestay hay căn hộ không có lễ tân, bảng nội quy homestay tám điều và mẫu nội quy 12 điều gửi khách hợp hơn.
Nhà nghỉ khác homestay ở chỗ nào
Cùng là bảng nội quy trong phòng, nhưng ở homestay mọi việc đi thẳng giữa chủ nhà và khách, còn ở nhà nghỉ mọi việc đi qua quầy. Bảng phải viết theo đường đi đó.
| Homestay | Nhà nghỉ, khách sạn | |
|---|---|---|
| Ai đón khách | Chủ nhà, hoặc khách tự vào bằng mã cửa | Lễ tân tại quầy, thường trực 24 giờ |
| Giấy tờ | Khách gửi ảnh trước ngày tới | Khách đưa tại quầy, lễ tân ghi nhận rồi trả lại |
| Thời gian thuê | Theo đêm | Theo đêm và theo giờ, hai mức giá |
| Bạn bè ghé thăm | Tới 22:00, ở qua đêm tính thêm người | Đăng ký ở quầy, ở qua đêm phải đưa giấy tờ |
| Bếp | Dùng chung, nấu xong rửa | Không nấu trong phòng |
| Thanh toán | Trả trước qua trang đặt phòng | Trả tại quầy, lúc nhận hoặc lúc trả phòng |
| Ngôn ngữ | Song ngữ | Tiếng Việt là chính, thêm tiếng Anh khi có khách nước ngoài |
Vì thế bảng của nhà nghỉ có thêm phần việc ở quầy, giá theo giờ, và một dòng cấm nấu trong phòng. Bù lại, mấy điều homestay phải viết kỹ như đổ rác, rửa bếp, tắt bình nóng lạnh, ở nhà nghỉ là việc của nhân viên buồng, không cần lên bảng.
Mười điều nên có trên bảng nội quy nhà nghỉ
Xếp theo thứ tự khách gặp trong một lượt ở, từ lúc đứng ở quầy tới lúc trả phòng.
- Giờ và giá. Nhận phòng từ mấy giờ, trả phòng trước mấy giờ. Thuê theo giờ thì ghi khung giờ đầu và giá mỗi giờ thêm. Trả phòng muộn tính gì: nhiều nhà nghỉ thu nửa ngày khi quá giờ tới chiều và tính một đêm khi quá giờ tới tối, ghi đúng con số của bạn. Giá là thứ phải niêm yết cùng nội quy, nên nó đứng dòng đầu.
- Giấy tờ tại quầy. Mỗi người ở qua đêm đưa căn cước hoặc hộ chiếu để lễ tân làm thủ tục lưu trú theo quy định, rồi nhận lại ngay. Hai chữ "nhận lại ngay" đáng chỗ trên bảng, vì khách sợ bị giữ giấy tờ hơn là sợ phải đưa.
- Chìa hoặc thẻ phòng. Ra ngoài gửi ở quầy. Mất đền bao nhiêu. Dùng thẻ từ thì ghi thêm "rút thẻ là mất điện phòng", đỡ một cuộc gọi hỏi vì sao điều hoà tắt.
- Bạn bè ghé thăm. Đăng ký ở quầy, về trước mấy giờ. Ở lại qua đêm thì đưa giấy tờ và tính như thêm người, phụ thu bao nhiêu. Viết thành đường đi rõ ràng như vậy thì lễ tân không phải cãi nhau với khách lúc 23 giờ.
- Không nấu trong phòng. Bếp điện, bếp gas mini, bàn là, ấm siêu tốc mang theo đều nằm trong dòng này. Lý do là chập điện và cháy. Cho khách một lối ra: nước nóng lấy ở đâu, hâm đồ ăn nhờ ai.
- Hút thuốc. Chỗ được hút ở đâu. Hút trong phòng thu phí dọn bao nhiêu. Ghi phí dọn thay cho chữ "cấm" thì người hút tự cân nhắc, và khi thu tiền bạn có chỗ dựa.
- Yên lặng và số người. Khung giờ yên lặng, và phòng ở tối đa mấy người. Nhà nghỉ đông phòng, tường mỏng, nên dòng này bảo vệ khách phòng bên nhiều hơn bảo vệ bạn.
- Đồ có giá trị. Gửi ở quầy, có phiếu ký nhận. Khoá cửa khi ra ngoài. Tránh câu "nhà nghỉ không chịu trách nhiệm về tài sản của khách": khách đọc thành lời phủi tay từ phút đầu, và khi mất đồ thật thì bạn vẫn phải đứng ra xử lý.
- Hỏng đồ, bẩn đồ. Báo lễ tân ngay. Đền theo bảng giá ở quầy, đồ vải bẩn nặng thu phí giặt bao nhiêu. Bảng giá đền để ở quầy chứ đừng in cả lên bảng phòng, vì nó dài và hay đổi.
- Khi cần. Số máy lẻ hoặc số lễ tân. Cháy 114, cấp cứu 115, công an 113. Bình chữa cháy và lối thoát hiểm ở đâu trên tầng này.
Còn một dòng nữa nên có, nhưng chỉ một dòng: những thứ không được mang vào nhà nghỉ, gồm chất cháy nổ, chất cấm, vũ khí. Nhiều bảng in sẵn kéo đoạn này thành năm sáu dòng liệt kê tệ nạn. Khách tử tế đọc xong thấy mình bị nghi ngờ, còn người cố tình thì không đọc bảng.
Bản mẫu nội quy nhà nghỉ để chép về
Bản dưới đây vừa một tờ A4 dọc ở cỡ chữ 16, tiếng Việt. Thay chữ trong ngoặc vuông cho đúng nhà nghỉ của bạn, bỏ dòng không dùng. Bấm "Chép" để lấy cả bảng.
Wi-Fi: [TÊN MẠNG] / [MẬT KHẨU]. Lễ tân: máy lẻ [0] hoặc [số điện thoại], trực 24 giờ.
- Nhận phòng từ [14:00], trả phòng trước [12:00]. Thuê theo giờ: [2] giờ đầu [80.000 đ], mỗi giờ thêm [20.000 đ]. Trả phòng sau [12:00] tính thêm [nửa ngày], sau [18:00] tính một đêm.
- Mỗi người ở qua đêm đưa căn cước hoặc hộ chiếu tại quầy để làm thủ tục lưu trú theo quy định, nhận lại ngay sau khi ghi nhận.
- Ra ngoài gửi chìa ở quầy. Mất chìa hoặc thẻ phòng đền [100.000 đ].
- Bạn bè ghé thăm đăng ký ở quầy, về trước [22:00]. Ở lại qua đêm đưa giấy tờ và tính thêm người, [100.000 đ]/người.
- Không nấu ăn, không dùng bếp điện, bếp gas mini, bàn là trong phòng. Cần nước nóng hay hâm đồ ăn, nhờ lễ tân.
- Không hút thuốc trong phòng. Chỗ hút: [sân trước]. Hút trong phòng thu phí dọn [200.000 đ].
- Giữ yên lặng từ [22:00] đến [06:00]. Phòng ở tối đa [2] người.
- Tiền và đồ có giá trị gửi ở quầy, có phiếu ký nhận. Khoá cửa khi ra ngoài.
- Hỏng hay bẩn đồ trong phòng, báo lễ tân ngay. Đền theo bảng giá tại quầy.
- Không mang chất cháy nổ, chất cấm, vũ khí vào nhà nghỉ.
Cần gấp: cháy 114, cấp cứu 115, công an 113. Bình chữa cháy và lối thoát hiểm ở [cuối hành lang mỗi tầng].
Giá theo giờ và giá đền là hai thứ hay đổi theo mùa. Nếu nhà nghỉ của bạn đổi giá thường xuyên, bỏ con số khỏi dòng 1 và dòng 9, in bảng giá riêng đặt ở quầy, hoặc để giá ở bản QR nói ở cuối bài.
Khách sạn thêm gì so với nhà nghỉ
Khách sạn dùng được nguyên bản mười điều trên, thêm vài dòng cho dịch vụ nhà nghỉ không có:
- Minibar. Đồ trong tủ lạnh tính tiền theo bảng giá đặt cạnh tủ. Một dòng này chặn được phần lớn tranh cãi lúc trả phòng.
- Trả phòng muộn. Khách sạn hay thu theo tỷ lệ tiền phòng thay cho nửa ngày, chẳng hạn một phần ba tới 15:00, một nửa tới 18:00, sau đó một đêm. Ghi đúng cách tính của bạn.
- Giặt ủi và gửi hành lý. Có hay không, nhận tới mấy giờ, lấy đồ lúc nào. Khách trả phòng buổi trưa mà bay buổi tối sẽ hỏi câu này.
- Hoá đơn. Cần hoá đơn công ty thì báo lúc nhận phòng, xuất khi thanh toán.
- Thẻ thang máy, hồ bơi, phòng tập. Giờ mở và ai được dùng.
Khách sạn đón khách nước ngoài thì bảng nên song ngữ. Cách xếp chữ hai thứ tiếng trên cùng một tờ A4, tiếng Anh in nhạt dưới mỗi dòng tiếng Việt, đã có trong bài về bảng nội quy homestay, dùng nguyên cho khách sạn được.
Mấy câu quen thuộc nên bỏ khỏi bảng
Mấy câu dưới đây có trên phần lớn bảng nội quy nhà nghỉ in sẵn. Chúng không giúp lễ tân việc gì, còn khách thì đọc thấy mình bị coi là người xấu.
- "Nghiêm cấm" mở đầu mỗi dòng. Đổi sang việc cần làm: "Hút thuốc ở sân trước" thay cho "Nghiêm cấm hút thuốc trong phòng". Cùng nội dung, khách gật đầu dễ hơn.
- "Không chịu trách nhiệm về tài sản của khách". Thay bằng cách làm cụ thể: gửi quầy, có phiếu ký nhận.
- "Vi phạm sẽ bị xử lý theo pháp luật". Bỏ. Câu này không đổi được hành vi của ai, và làm cả bảng nghe như bản cảnh cáo.
- Danh sách tệ nạn dài. Gom về một dòng như mẫu trên.
- Nội quy nhân viên trộn vào bảng khách. "Nhân viên không được vào phòng khi khách vắng mặt" là quy định cho nhân viên, treo ở khu nhân viên. Bảng trong phòng chỉ nói với khách.
Bảng sau khi bỏ mấy câu này ngắn đi gần một nửa, và đó là lý do khách đọc tới dòng cuối.
In, treo, và bản QR cho nhiều phòng
Nhà nghỉ, khách sạn đã đăng ký kinh doanh lưu trú có nghĩa vụ niêm yết công khai nội quy và giá dịch vụ tại cơ sở. Áp dụng cụ thể cho chỗ của bạn thế nào, hỏi cơ quan quản lý du lịch địa phương. Bài này chỉ nói phần viết gì và treo ở đâu.
- Một bản in cho mọi phòng. Nội dung giống nhau, chỉ khác số phòng, nên in một mẫu rồi ghi số phòng bằng tay hoặc bỏ số phòng đi. A4 dọc, chữ 16 nếu chỉ tiếng Việt, ép plastic hoặc khung mica.
- Ba chỗ treo. Mặt trong cửa phòng ngang tầm mắt, cạnh công tắc đèn đầu giường, và một bản ở quầy lễ tân cạnh bảng giá. Bản ở quầy là bản niêm yết, khách đọc trước khi ký nhận phòng.
- Thứ hay đổi thì đừng in. Giá theo mùa, mật khẩu Wi-Fi, số điện thoại lễ tân đổi ca. Để chúng ở bản QR.
Bản QR là mã in ở cuối tấm bảng, khách quét ra bản đầy đủ trên điện thoại: Wi-Fi, số lễ tân, bảng giá, nội quy chi tiết, quán ăn quanh đây. Bạn sửa bản đầy đủ lúc nào cũng được, mã QR không đổi, tấm bảng trong hai mươi phòng không phải in lại.
Stayo dựng đúng phần đó cho chỗ nghỉ nhiều phòng: mỗi phòng một mã QR hoặc dùng chung một mã, sửa giá hay Wi-Fi một lần là mọi phòng đổi theo, có sẵn bản tiếng Anh cho khách nước ngoài. Dựng thử cho chỗ nghỉ đầu tiên mất khoảng 15 phút, có 7 ngày dùng thử, không cần thẻ.