Mục lục8 mục
Bảng nội quy treo trong phòng và bản nội quy bạn gửi khách trước ngày tới là hai thứ khác nhau, dù cùng một chữ "nội quy". Bản gửi khách đọc trên điện thoại lúc rảnh, dài được, đủ ngữ cảnh được. Bảng treo tường thì khách liếc trong hai mươi giây lúc vừa kéo vali vào, và với chỗ nghỉ đã đăng ký kinh doanh lưu trú, đó còn là bản niêm yết công khai phải có.
Bài này nói về tấm bảng: vì sao phải treo chứ không chỉ gửi, tám điều nên nằm trên bảng, bản mẫu song ngữ A4 để in ngay, cách in và treo để khách đọc được thật, và cách nối tấm bảng với bản đầy đủ qua một mã QR để không phải in lại mỗi lần đổi mật khẩu Wi-Fi.
Viết cho người tự quản một tới vài phòng: homestay, nhà nghỉ nhỏ, villa, căn hộ cho thuê ngắn hạn. Nếu bạn cần bản nội quy đầy đủ để gửi khách trước, mẫu nội quy homestay 12 điều đã có; bài này là tấm bảng đi kèm bản đó.
Bảng treo tường khác bản gửi khách ở chỗ nào
Khi dựng bộ mẫu sổ tay cho Stayo, chúng tôi đọc nội quy công khai của nhiều homestay trên website của họ và trên trang đặt phòng. Cái lặp lại nhiều nhất là một bảng nội quy dài mười lăm tới hai mươi điều, chữ nhỏ, in một mặt A4, dán sau cửa hoặc cạnh công tắc đèn. Tấm bảng đó chép nguyên bản nội quy đầy đủ lên tường, và vì thế không ai đọc.
Hai bản phục vụ hai lúc khác nhau:
| Bản gửi khách (điện thoại) | Bảng treo tường | |
|---|---|---|
| Khách đọc lúc nào | Trước ngày tới, lúc rảnh, đọc hết được | Lúc vừa vào phòng, hoặc lúc đang định làm một việc |
| Độ dài | 10 tới 12 điều, có lý do, có ngữ cảnh | 6 tới 8 dòng, mỗi dòng một việc |
| Thứ hay đổi | Cập nhật bao nhiêu lần cũng được | Đổi là in lại, nên chỉ để thứ ít đổi |
| Việc chính | Đặt kỳ vọng, tránh hiểu lầm | Nhắc đúng lúc, và là bản niêm yết công khai của chỗ nghỉ |
Nguyên tắc rút ra: bảng treo tường là bản tóm tắt của bản đầy đủ, không phải bản sao. Điều nào cần giải thích dài thì thuộc bản đầy đủ. Điều nào khách phải nhớ ngay trong phòng thì lên bảng.
Vì sao phải treo, không chỉ gửi
Chỗ nghỉ đã đăng ký kinh doanh lưu trú du lịch có nghĩa vụ niêm yết công khai nội quy và giá dịch vụ tại cơ sở. "Niêm yết công khai" nghĩa là treo ở chỗ khách thấy được; bản trong điện thoại của khách không thay được tấm bảng. Quy định cụ thể áp dụng cho chỗ của bạn, và điều gì xảy ra khi thiếu, hỏi cơ quan quản lý du lịch địa phương hoặc người làm tư vấn; bài này không đi vào văn bản pháp luật.
Ngoài chuyện thủ tục, tấm bảng còn hai việc thực tế mà bản gửi qua tin nhắn không làm được:
- Nhắc đúng lúc. Khách đọc dòng "khoá cửa khi ra ngoài" lúc đang cầm nắm cửa, đọc "tắt bình nóng lạnh" lúc đứng trong phòng, chứ không phải ba hôm trước trong một đoạn chat đã trôi.
- Làm chứng khi có chuyện. Khách hút thuốc trong phòng, thêm người, làm hỏng đồ rồi nói "không ai bảo", thì một bảng nội quy treo rõ trong phòng, có ảnh chụp, là thứ đứng về phía bạn.
Chỗ nghỉ chưa đăng ký lưu trú du lịch, chẳng hạn một phòng cho thuê ngắn hạn qua ứng dụng, vẫn được lợi từ hai việc trên. Chúng tôi coi tấm bảng là việc nên làm với mọi chỗ nghỉ, và phần còn lại của bài viết cho cả hai nhóm.
Tám điều nên nằm trên bảng
Từ bản 12 điều đầy đủ, đây là tám điều đáng chỗ trên tường, xếp theo thứ tự khách cần tới trong một ngày ở. Bốn điều còn lại (thú cưng, khách đến chơi, số người ở, đền bù) là thứ đã thoả thuận từ lúc đặt phòng, để trong bản đầy đủ.
- Giờ trả phòng. Đây là dòng khách nhìn lên bảng để tìm nhiều nhất, thường vào sáng ngày cuối. Ghi giờ cụ thể, và ghi luôn "trả muộn báo trước" nếu bạn cho phép.
- Wi-Fi. Tên mạng và mật khẩu, chữ to, kèm một mã QR Wi-Fi nếu in được. Khách sẽ không đọc gì khác trên bảng cho tới khi có Wi-Fi.
- Giờ yên lặng. Một khung giờ, kèm nửa câu lý do ("nhà có trẻ nhỏ", "tường chung với hàng xóm"). Lý do làm điều này được tôn trọng hơn hẳn một mệnh lệnh trần.
- Hút thuốc. Cấm hay cho phép ở đâu. Nếu cấm trong nhà, chỉ chỗ được hút để người hút không phải đoán.
- Khoá cửa. Nhắc khoá cửa khi ra ngoài và cách mở lại (mã, chìa, thẻ). Mất chìa hay thẻ đền bao nhiêu.
- Rác và bếp. Rác để đâu, đổ lúc nào; tắt bếp và bình nóng lạnh khi ra ngoài. Hai việc này gây phần lớn sự cố trong phòng.
- Khi có việc gấp. Số điện thoại của bạn, số dự phòng, và số khẩn cấp chung (114 cháy, 115 cấp cứu, 113 công an). Bình chữa cháy ở đâu, lối thoát ở đâu.
- Giấy tờ. Một dòng nói bạn cần ảnh giấy tờ tuỳ thân của khách để làm thủ tục lưu trú theo quy định, và ảnh được xoá sau khi khách trả phòng.
Tám điều, mỗi điều một tới hai dòng. Nếu bảng của bạn đang dài hơn, câu hỏi để cắt là: "khách có cần nhớ điều này lúc đang đứng trong phòng không?". Không thì nó thuộc bản đầy đủ.
Bản mẫu bảng nội quy A4 để chép về
Bản dưới đây vừa một tờ A4 dọc ở cỡ chữ 14 với phần tiếng Anh in nhạt bên dưới mỗi dòng. Chép về, thay chữ trong ngoặc vuông, bỏ dòng không hợp với chỗ của bạn. Muốn in ngay không cần sắp chữ, mở bản A4 in được rồi bấm in; các ô trong ngoặc sửa trực tiếp trên trang trước khi in.
1. Trả phòng trước [12:00]. Nhận phòng từ [14:00]. Muốn trả muộn, nhắn trước một ngày.
Check-out by [12:00]. Check-in from [14:00]. Message us a day ahead for late check-out.
2. Wi-Fi: [TÊN MẠNG]. Mật khẩu: [MẬT KHẨU].
Wi-Fi: [NETWORK]. Password: [PASSWORD].
3. Giữ yên lặng từ [22:00] đến [07:00], [tường chung với hàng xóm].
Quiet hours [22:00] to [07:00], [we share walls with neighbours].
4. Không hút thuốc trong nhà. Chỗ hút: [ban công tầng trệt].
No smoking indoors. Smoking area: [ground-floor balcony].
5. Khoá cửa khi ra ngoài. Mất [chìa / thẻ] đền [200.000 đ].
Lock the door when you go out. Lost [key / card]: [200,000 VND].
6. Rác để ở [thùng cạnh cửa], đổ [mỗi sáng]. Tắt bếp và bình nóng lạnh khi ra ngoài.
Bins by [the door], collected [every morning]. Turn off the stove and water heater before leaving.
7. Cần gấp: [Tên] [số điện thoại]. Dự phòng: [số]. Cháy 114, cấp cứu 115, công an 113. Bình chữa cháy ở [dưới cầu thang].
Emergency: [Name] [phone]. Backup: [phone]. Fire 114, ambulance 115, police 113. Extinguisher [under the stairs].
8. Chúng tôi cần ảnh giấy tờ tuỳ thân để khai báo lưu trú theo quy định; ảnh được xoá sau khi bạn trả phòng.
We need a photo of your ID for the mandatory stay registration; it is deleted after check-out.
Quét mã QR bên dưới để xem hướng dẫn đầy đủ: cách dùng đồ trong phòng, quán ăn quanh đây, và bản nội quy chi tiết.
Scan the QR code below for the full guide: appliances, places to eat nearby, and the detailed rules.
Hai chỗ cố tình để trống trong mẫu: giá dịch vụ tính thêm (nếu có, thêm một dòng "Giá dịch vụ" ngay dưới điều 8, vì giá là thứ nên niêm yết cùng nội quy), và tên người đứng tên cơ sở nếu bạn muốn khách biết mình đang ở nhà ai. Cả hai đều là thứ ít đổi, hợp với bảng in.
In và treo thế nào để khách đọc được thật
Một tấm bảng đúng nội dung nhưng chữ 10 dán sau cánh cửa trong góc tối thì không khác gì không treo. Mấy con số dưới đây là thứ chúng tôi dùng khi dựng mẫu in trong sổ tay, đủ cho phòng ở thông thường.
- Khổ giấy. A4 dọc cho tám điều song ngữ. Bảng chỉ có tiếng Việt thì A5 đủ. Đừng cố nhét lên A5 khi có hai thứ tiếng, chữ sẽ xuống dưới mức đọc được.
- Cỡ chữ. Tiêu đề từ 24 trở lên, thân bài tiếng Việt từ 13 tới 14, dòng tiếng Anh nhỏ hơn một cỡ và in nhạt hơn để mắt tách được hai thứ tiếng. Ở cỡ này khách đọc được từ cách một sải tay mà không phải cúi sát.
- Chất liệu. Ép plastic hoặc lồng khung mica trong. Giấy trần cong sau hai tuần trong phòng có điều hoà, và tấm bảng cong là tấm bảng trông như không ai để ý tới nó.
- Vị trí. Hai chỗ, không phải một: mặt trong cửa ra vào ngang tầm mắt (khách thấy lúc ra ngoài, đúng lúc cần nhớ khoá cửa và tắt bếp), và cạnh bộ điều khiển điều hoà hoặc đầu giường (khách thấy lúc tìm Wi-Fi). Cùng một bản in hai tờ.
- Khi nào in lại. Chỉ khi đổi giờ, đổi giá đền, hay đổi số điện thoại. Mật khẩu Wi-Fi hay đổi thì đừng in lên bảng chính; in riêng một thẻ nhỏ cắm cạnh router, hoặc để nó ở bản QR.
Việc cuối cùng và hay bị quên nhất: đứng ở cửa phòng, nhìn tấm bảng như khách vừa bước vào, và tự hỏi mình đọc được dòng thứ ba không. Không đọc được thì tăng cỡ chữ và bớt chữ, đừng bớt cỡ chữ để giữ chữ.
Nhà nghỉ, villa, căn hộ: đổi gì trên bảng
Bộ khung tám điều dùng chung được, nhưng mỗi loại chỗ nghỉ có một điều nặng hơn phần còn lại:
- Nhà nghỉ và khách sạn nhỏ có lễ tân nên điều 7 ngắn lại còn số máy lẻ hoặc số quầy; bù lại điều 1 cần thêm dòng "gửi chìa ở quầy khi ra ngoài" nếu bạn vận hành kiểu đó. Nhà nghỉ đón nhiều khách nội địa lẻ, phần tiếng Anh có thể bỏ để chữ Việt to hơn.
- Villa nguyên căn có hồ bơi, bếp lớn, sân vườn: thêm một dòng giờ dùng hồ bơi và quy định trẻ em xuống hồ phải có người lớn, và dòng về tiếng ồn ngoài sân sau 22 giờ vì đó là thứ hàng xóm gọi điện phàn nàn. Bảng villa nên treo ở bếp, nơi cả nhóm tụ lại, thay vì trong từng phòng ngủ.
- Căn hộ chung cư cho thuê ngắn hạn có nội quy của toà nhà đè lên nội quy của bạn: giờ đổ rác theo tầng, thẻ thang máy, không phơi đồ ngoài ban công, khách lạ phải đăng ký ở sảnh. Chép đúng những điều đó vào bảng, vì ban quản lý phạt bạn chứ không phạt khách.
Ba biến thể này đều vẫn là một tờ A4. Nếu bảng của bạn sang tờ thứ hai, quay lại câu hỏi ở mục tám điều.
Bản QR đi cùng bản treo
Tấm bảng giữ được vì nó ngắn và ít đổi. Mọi thứ còn lại, và đó là phần dài, đổi thường xuyên: cách dùng máy giặt, bình nóng lạnh bấm nút nào, quán ăn quanh đây mở tới mấy giờ, mật khẩu Wi-Fi vừa đổi tuần trước, bản nội quy 12 điều có lý do đầy đủ. Đưa phần đó lên tường là quay lại tấm bảng hai mươi điều không ai đọc.
Cách gọn là tách làm hai lớp: bảng in cho tám điều và giá, một mã QR ở cuối bảng dẫn tới bản đầy đủ trên điện thoại. Khách quét là ra Wi-Fi, hướng dẫn dùng đồ, gợi ý quanh chỗ nghỉ và nội quy chi tiết. Bạn sửa bản đầy đủ lúc nào cũng được, mã QR không đổi nên tấm bảng không phải in lại.
Stayo làm đúng lớp thứ hai đó. Bạn điền nội quy, Wi-Fi và giờ nhận phòng một lần, chọn một trong các mẫu sổ tay dựng sẵn song ngữ, và nhận về một mã QR để đặt vào cuối tấm bảng này. Dựng thử cho chỗ nghỉ đầu tiên mất khoảng 15 phút, có 7 ngày dùng thử, không cần thẻ. Nếu bạn cho khách tự nhận phòng khi vắng mặt, bản hướng dẫn tự vào phòng là phần nên đưa vào cùng cuốn sổ đó.
