Mục lục9 mục
Self check-in, tức để khách tự vào phòng khi bạn không có mặt, hay được nghĩ là chuyện mua cái khoá mã số. Cái khoá là phần dễ. Phần khó là khách đứng đúng trước cửa, cầm đúng mã, mà vẫn gọi cho bạn: không biết bấm mã xong còn phải bấm thêm phím nào, đang đứng nhầm toà, hoặc tới lúc 23 giờ và cổng ngoài đã khoá.
Bài này đi theo thứ tự bạn thật sự phải làm: chọn cách mở cửa, chuẩn bị năm thứ trước lượt khách đầu tiên, bản hướng dẫn để chép về, phần giấy tờ dễ rơi khi không gặp mặt khách, và kịch bản cho lúc khách kẹt ngoài cửa.
Viết cho người tự quản một hai phòng, dù đó là homestay, căn hộ cho thuê ngắn hạn, villa nhỏ hay một phòng cho thuê theo ngày. Ở quy mô đó bạn không có ai trực thay, nên mọi thứ dưới đây đều phải chạy được lúc bạn đang ngủ.
Khách hay kẹt ở chỗ nào
Hỏi các chủ nhà đang cho khách tự vào phòng thì cuộc gọi lúc nửa đêm hiếm khi vì cái khoá hỏng. Thường là một trong ba chuyện này:
- Cổng ngõ hoặc sảnh chung cư. Nhà trong ngõ có cổng chung khoá từ 22 giờ. Chung cư cần thẻ mới gọi được thang máy. Hướng dẫn của chủ nhà hay bỏ qua hai chỗ này vì mình đi qua mỗi ngày, không còn thấy chúng nữa.
- Thao tác bấm khoá. Có loại phải chạm bàn phím cho sáng rồi mới bấm, có loại bấm mã xong bấm
#, có loại bấm*trước rồi mới tới mã. Chỉ ghi dãy số thì khách đứng bấm mãi. - Khách tới muộn hơn dự tính. Chuyến bay đêm, tới nơi 1 giờ sáng, đọc hướng dẫn thấy câu "gọi cho mình" là gọi thật.
Nên hướng dẫn phải đi hết đường từ ngoài ngõ tới cửa phòng, bằng chữ đọc được trên điện thoại lúc trời tối, một tay kéo vali.
Ba cách cho khách vào và chỗ hỏng của từng cách
| Cách | Hợp với | Chỗ hỏng cần chuẩn bị trước |
|---|---|---|
| Hộp đựng chìa (lockbox) | Mới bắt đầu, chưa muốn bỏ tiền lớn | Khách quên trả chìa vào hộp lúc đi. Mã hộp phải đổi sau mỗi lượt |
| Khoá mã số hoặc vân tay | Phòng chạy đều quanh năm, nhiều lượt ngắn | Hết pin. Chọn loại có ổ chìa cơ hoặc cổng sạc dự phòng, và thay pin theo lịch chứ không đợi báo yếu |
| Khoá mở bằng ứng dụng | Chủ nhà ở xa, muốn mở cửa từ điện thoại | Khách không tải ứng dụng, hoặc điện thoại hết pin lúc tới nơi. Luôn giữ thêm một cách mở không cần điện thoại |
Chọn cách nào cũng được, miễn là có cách vào thứ hai. Khoá mã số thì để một chìa cơ trong hộp lockbox. Lockbox thì gửi chìa dự phòng cho một người ở gần. Cách thứ hai này bạn dùng một năm vài lần, và mỗi lần nó tiết kiệm cho bạn một chuyến đi lúc nửa đêm.
Một hai phòng thì càng phải đặt mã riêng cho từng lượt và cho mã hết hạn theo đúng ngày ở, vì bạn không có ai đi đổi mã hộ. Mã dùng chung cho mọi lượt là mã sớm muộn cũng nằm trong ảnh chụp màn hình của một chục người lạ, và người thứ mười một vẫn mở được cửa nhà bạn.
Năm thứ phải có trước lượt khách đầu tiên
- Một mốc dễ nhận bên ngoài. Ứng dụng bản đồ ở Việt Nam hay thả điểm lệch vài chục mét khi địa chỉ nằm trong ngõ. Một câu "cổng sắt màu xanh, cạnh tiệm giặt là" chắc chắn hơn mọi toạ độ.
- Ảnh chụp lối vào ban đêm. Chụp đúng góc khách nhìn thấy khi đi tới, lúc trời đã tối. Ảnh ban ngày trông đẹp hơn nhưng khách tới lúc 22 giờ không nhận ra chỗ nào với chỗ nào.
- Mã cổng, mã sảnh, thẻ thang máy. Viết ra hết, kể cả thứ bạn nghĩ là hiển nhiên.
- Câu mô tả thao tác bấm khoá. Không phải dãy số, mà cả động tác: "chạm tay vào bàn phím cho sáng, bấm 1234, rồi bấm phím
#". - Một số điện thoại gọi được, và một số dự phòng. Nếu bạn ở xa, số dự phòng nên là người sống trong bán kính mười lăm phút. Ghi rõ cả hai số trong hướng dẫn.
Năm thứ này viết một lần rồi dùng lại cho mọi lượt khách. Chỉ có mã cửa là đổi.
Bản hướng dẫn vào nhà để chép về
Gửi vào tối hôm trước ngày khách tới, khoảng 20 giờ. Đây là tin số 3 trong bộ tin nhắn gửi khách, và là tin duy nhất khách đọc kỹ.
Chào [tên khách], mai bạn tới rồi. Đây là cách vào nhà, bạn lưu tin này lại nhé.
ĐỊA CHỈ
- [số nhà, ngõ, đường, phường, thành phố]
- Chỉ đường: [liên kết Google Maps]
- Mốc dễ nhận: [ví dụ: cổng sắt xanh, cạnh tiệm giặt là Sạch]
VÀO NHÀ, 3 BƯỚC
- Cổng ngoài: bấm [mã cổng] rồi đẩy. Sau 22:00 cổng tự khoá, mã vẫn dùng được.
- Thang máy: quẹt thẻ để trong hộp cạnh cửa, lên tầng [3].
- Cửa phòng [302]: chạm tay vào bàn phím cho sáng, bấm [1234], rồi bấm phím #. Nghe tiếng bíp và đèn xanh là mở được.
Mã dùng được từ [14:00 ngày 12/09] đến [12:00 ngày 15/09].
Nhận phòng từ [14:00]. Tới sớm hay tới sau [23:00] đều được, bạn cứ nhắn mình một câu để mình biết.
Wi-Fi, nội quy và cách dùng đồ trong nhà ở đây: [liên kết sổ tay]
KHÔNG VÀO ĐƯỢC THÌ GỌI
- [tên bạn]: [số điện thoại]
- [tên người ở gần]: [số dự phòng]
Ba chi tiết trong bản trên đáng giữ lại khi bạn sửa cho chỗ của mình. Thứ nhất là câu ghi rõ mã sống từ lúc nào đến lúc nào, nó cắt hẳn câu hỏi "mã còn dùng được không". Thứ hai là câu cho phép tới muộn, vì khách sợ làm phiền nên hay ngồi chờ ngoài quán cà phê thay vì vào phòng. Thứ ba là hai số điện thoại đặt ở cuối, đúng chỗ mắt tìm khi có chuyện.
Hi [name], you arrive tomorrow. Here is how to get in, please save this message.
ADDRESS
- [full address]
- Map: [Google Maps link]
- Landmark: [e.g. green metal gate, next to the laundry shop]
GETTING IN, 3 STEPS
- Street gate: enter [gate code] and push. The gate locks after 10 PM but the code still works.
- Lift: tap the card in the small box by the door, go to floor [3].
- Room [302] door: touch the keypad to wake it, enter [1234], then press #. One beep and a green light means it is open.
The code works from [2 PM on 12 Sep] until [12 PM on 15 Sep].
Check-in from [2 PM]. Arriving early or after [11 PM] is fine, just send me a quick message so I know.
Wi-Fi, house rules and how everything works: [handbook link]
IF YOU CANNOT GET IN
- [your name]: [phone number]
- [neighbour name]: [backup number]
Giấy tờ khi không gặp khách
Gặp khách tận nơi thì phần giấy tờ tự xong: khách đưa, bạn chụp, xong. Bỏ bước gặp mặt đi thì bước đó biến mất mà không ai nhắc, và bạn phát hiện ra lúc đêm muộn, khi khách đã vào phòng và không còn lý do gì để mở đoạn chat trả lời bạn nữa.
Cách chạy được là xin trước, không xin lúc khách đã vào phòng. Gộp vào tin nhắn hỏi giờ tới, gửi trước ba ngày, lúc khách còn đang chuẩn bị cho chuyến đi và trả lời tin rất nhanh:
Chào [tên khách], còn 3 ngày nữa là tới ngày bạn nhận phòng.
Cho mình hỏi bạn dự kiến tới khoảng mấy giờ ạ? Và vì bên mình để khách tự vào phòng, không có ai đứng đón, nên mình xin trước ảnh chụp căn cước hoặc hộ chiếu của những người sẽ ở nhé.
Mình chỉ dùng để làm thủ tục nhận phòng, xong là xoá.
Câu cuối không thừa. Người ta ngại gửi ảnh giấy tờ vì không biết ảnh đó đi đâu và nằm lại bao lâu, nên nói rõ mục đích làm tỉ lệ trả lời khác hẳn. Nói xong thì làm đúng như đã nói: xoá ảnh khi đã dùng xong, đừng để tồn trong máy hết năm này qua năm khác.
Khi khách không vào được
Chuẩn bị kỹ tới đâu thì mỗi năm vẫn có vài lượt kẹt. Việc của bạn là làm cho lượt kẹt đó kết thúc trong năm phút thay vì bốn mươi phút.
Bốn nguyên nhân, xếp theo mức hay gặp, và câu hỏi để loại từng cái:
- Đứng nhầm chỗ. Hỏi trước tiên: "Bạn chụp cho mình cái cổng trước mặt bạn với." Một tấm ảnh nhanh hơn năm câu mô tả.
- Bấm sai thao tác. Hỏi: "Bàn phím có sáng lên không?" Không sáng là chưa đánh thức khoá hoặc khoá hết pin. Sáng mà không mở là bấm thiếu phím
#. - Mã chưa tới giờ hiệu lực. Xảy ra khi khách tới sớm hơn giờ nhận phòng. Bạn mở hạn trong ứng dụng khoá là xong.
- Hết pin thật. Đây là lúc dùng cách vào thứ hai đã chuẩn bị ở trên.
Mình đây, bình tĩnh nhé, vào được ngay thôi.
Bạn chụp giúp mình cái cửa trước mặt bạn, và cho mình biết bàn phím có sáng lên khi chạm tay vào không?
Hoặc bạn gọi thẳng cho mình ở [số điện thoại], mình mở qua điện thoại nhanh hơn nhắn.
Câu đầu tiên là để khách bớt lo. Người đứng ngoài cửa lúc nửa đêm với cái vali sẽ nhớ cách bạn trả lời lâu hơn nhớ chuyện cửa mở nhanh hay chậm.
Sau khi khách đi
Ba việc, làm ngay trong ngày:
- Đổi mã hoặc xoá mã của lượt vừa xong. Nếu khoá của bạn đặt hạn được thì việc này tự chạy, nhưng vẫn nên kiểm lại một lần mỗi tuần.
- Kiểm chìa trong hộp lockbox. Khách trả chìa vào hộp là bước hay bị quên nhất trong toàn bộ quy trình. Nhắc nó trong tin nhắn nhắc trả phòng, và tự kiểm sau đó.
- Xoá ảnh giấy tờ đã dùng xong.
Việc thứ ba dễ trôi nhất vì không ai đòi. Nhưng ảnh căn cước của vài trăm người lạ nằm trong điện thoại là thứ bạn không muốn giữ, và cũng không còn lý do gì để giữ khi lượt khách đó đã khép lại.
Sổ tay thay phần lặp lại
Nhìn lại bản hướng dẫn ở trên: phần đổi theo từng lượt chỉ có mã cửa và ngày hiệu lực. Địa chỉ, mốc dễ nhận, cách bấm khoá, Wi-Fi, nội quy, cách dùng bình nóng lạnh đều giống nhau từ lượt này sang lượt khác. Chép lại chúng vào từng đoạn chat là việc bạn làm lại mỗi lượt khách mà không được gì thêm.
Đặt phần không đổi vào một cuốn sổ tay có liên kết riêng, rồi dán tem mã QR ngay trong phòng. Khách quét là ra Wi-Fi, nội quy, hướng dẫn dùng đồ, kể cả lúc đã vào phòng rồi mà không tìm lại được đoạn chat. Tin nhắn của bạn thu lại còn ba dòng: mã cửa, hạn dùng, và liên kết sổ tay. Nếu chưa có bản nội quy gọn để đưa vào sổ, 12 điều khách thật sự đọc là chỗ bắt đầu, và bảng nội quy treo trong phòng là bản ngắn nhắc lại lúc khách đã vào.
Dựng thử một cuốn sổ tay mất khoảng 15 phút cho chỗ nghỉ đầu tiên, và dùng lại được cho những chỗ sau.