Mục lục8 mục
Nhiều chủ homestay không sống cùng thành phố với chỗ nghỉ của mình: nhà ở Hà Nội, homestay ở Sa Pa; nhà ở Sài Gòn, homestay ở Đà Lạt. Có người ở gần nhưng đi làm cả ngày. Mỗi lượt khách vẫn kéo theo đúng những việc cũ: đưa chìa, chỉ Wi-Fi, dọn phòng, giặt khăn, mua giấy vệ sinh, gọi thợ khi bình nóng lạnh hỏng lúc 21 giờ.
Quản lý từ xa chạy được khi mỗi việc trong danh sách đó có một người hoặc một công cụ lo, và chủ nhà biết việc đã xong mà không phải có mặt. Khoá mã và phần mềm đặt phòng lo được một phần. Phần còn lại là người làm tại chỗ, cách họ báo lại, và những gì khách tự tra được.
Bài này viết cho chủ homestay và căn hộ cho thuê ngắn hạn tự vận hành vài phòng mà không ở cạnh chỗ nghỉ. Khoá cửa và cách cho khách tự vào phòng đã có ở bài self check-in homestay, tin nhắn gửi khách theo từng mốc ở bài mẫu tin nhắn. Bài này nói phần quanh hai việc đó: chia việc, người tại chỗ, kiểm phòng bằng ảnh, đồ dùng hằng ngày và sự cố.
Chia việc giữa chủ nhà, người tại chỗ và khách
Viết ra mọi việc của một lượt khách, rồi ghi bên cạnh mỗi việc ai lo và lo bằng cách nào.
| Việc | Ai lo | Làm thế nào |
|---|---|---|
| Giá, lịch, trả lời đặt phòng | Chủ nhà | Ứng dụng đặt phòng trên điện thoại |
| Tin nhắn trước ngày đến, nhận ảnh giấy tờ | Chủ nhà | Tin nhắn mẫu theo mốc |
| Mở cửa cho khách | Khoá mã hoặc hộp giữ chìa | Mã riêng cho từng lượt |
| Wi-Fi, nước nóng, điều hoà, giờ trả phòng, đổ rác | Khách tự tra | Sổ tay qua mã QR trong phòng |
| Dọn phòng, giặt khăn ga | Người dọn tại chỗ | Gửi ảnh kiểm phòng sau mỗi lượt |
| Mua đồ dùng hằng ngày | Người dọn | Mua bù theo mức tối thiểu, gửi ảnh hoá đơn |
| Sửa điện nước | Thợ quen gần chỗ nghỉ | Chủ nhà gọi thợ, người dọn mở cửa |
| Mở cửa khi khoá hỏng | Người giữ chìa dự phòng | Sống trong bán kính 15 phút |
Chủ nhà ở xa vẫn giữ phần lớn việc, và đều là việc làm được qua điện thoại. Việc nào cần người có mặt ở chỗ nghỉ thì ghi tên một người cụ thể vào cột thứ hai.
Người làm tại chỗ: tìm ai và thoả thuận gì
Người tại chỗ thường là người dọn theo lượt: một người hàng xóm, người dọn của homestay bên cạnh, hoặc dịch vụ dọn nhà theo giờ trong khu. Nên có một người chính và một người thay. Người chính sẽ có ngày ốm, ngày về quê, và những ngày đó hay rơi đúng mùa đông khách.
Người giữ chìa dự phòng có thể là người dọn hoặc một người hàng xóm bạn tin. Điều kiện là tới được chỗ nghỉ trong khoảng mười lăm phút, kể cả buổi tối.
Thoả thuận với người dọn nên viết ra, một tin nhắn cũng đủ. Chuyện hay vướng giữa hai bên là những việc lặt vặt ngoài dọn: mở cửa cho thợ, nhận hàng, đón khách tới muộn, ứng tiền mua đồ. Ghi luôn mấy việc đó vào thoả thuận.
Dọn sau mỗi lượt trả phòng, xong trước [14:00]. Lịch lượt khách em gửi vào nhóm mỗi tối [Chủ nhật].
Tiền dọn: phòng [đôi] [120.000 đ], phòng [gia đình] [180.000 đ] mỗi lượt. Khách để quá bẩn thì chụp ảnh gửi em, em trả thêm [50.000 đ].
Khăn ga: [giặt tại chỗ / gửi tiệm giặt ...], tiền giặt em trả riêng.
Đồ dùng: mua bù khi món nào xuống dưới mức trong danh sách. Mỗi lần dưới [300.000 đ] thì mua luôn, không cần hỏi. Gửi ảnh hoá đơn vào nhóm.
Việc thêm như mở cửa cho thợ, nhận hàng, đón khách tới muộn: [50.000 đ] mỗi lần.
Đồ hỏng, đồ khách để quên: chụp ảnh gửi nhóm ngay trong ngày.
Tiền trả vào [tối Chủ nhật hằng tuần], kèm danh sách lượt dọn trong tuần.
Tiền trong mẫu chỉ là chỗ để bạn điền, mức thật tuỳ nơi. Trả đúng hẹn quan trọng hơn trả cao một chút. Người dọn làm lâu thì quen phòng, nhớ chỗ hay hỏng, và bạn ít phải dặn lại.
Kiểm phòng bằng ảnh sau mỗi lượt
Ở xa thì không đi kiểm phòng được, nên ảnh thay cho việc đi kiểm. Ảnh chỉ so được với lần trước khi người dọn chụp cùng một góc mỗi lần. Lần đầu bạn tự chụp mẫu từng góc, gửi vào nhóm, rồi ghim danh sách bên dưới lên đầu nhóm chat.
Giường chụp từ cửa nhìn vào, thấy cả gối và chăn.
Phòng tắm: bồn cầu, sàn, gương.
Khăn đã gấp, đủ [2] khăn tắm và [2] khăn mặt.
Bếp: bồn rửa trống, mặt bếp sạch.
Thùng rác đã thay túi mới.
Điều khiển điều hoà và TV đặt đúng chỗ.
Kệ đồ dùng: giấy vệ sinh, dầu gội, sữa tắm, nước uống còn bao nhiêu.
Cửa sổ đã khoá, điều hoà và đèn đã tắt.
Chìa đã nằm trong hộp giữ chìa, nếu chỗ nghỉ dùng chìa.
Khi khách sau phàn nàn có tóc trên gối hay thiếu khăn, bạn có ảnh của lượt dọn để đối chiếu với người dọn. Người dọn cũng biết bạn có xem ảnh, nên ít khi bỏ qua góc nào.
Mỗi tháng nên có một lần kiểm sâu hơn: gầm giường, lưới lọc điều hoà, ron cửa phòng tắm, ổ cắm, vòi sen. Bạn không ghé được thì trả người dọn thêm một buổi cho việc này và đưa danh sách riêng.
Đồ dùng hằng ngày: đặt mức tối thiểu
Chủ nhà ở xa hay biết chỗ nghỉ hết giấy vệ sinh khi khách nhắn tới. Cách tránh là đặt mức tối thiểu cho từng món trong kho, để người dọn mua bù khi xuống dưới mức.
| Món | Giữ trong kho | Mua bù khi còn |
|---|---|---|
| Giấy vệ sinh | [12] cuộn | dưới [6] cuộn |
| Dầu gội, sữa tắm | [2] chai mỗi loại | [1] chai |
| Túi rác | [2] cuộn | [1] cuộn |
| Nước uống đóng chai | [24] chai | dưới [12] chai |
| Pin điều khiển và pin khoá | [4] viên | dưới [2] viên |
| Bóng đèn | [2] bóng | [1] bóng |
Pin khoá cửa đáng có một dòng riêng. Khoá mã thường báo pin yếu bằng tiếng bíp, mà khách không biết tiếng bíp đó nghĩa là gì. Cho người dọn thay pin theo một lịch cố định thay vì chờ khoá báo.
Sự cố khi chủ nhà ở xa
Cuộc gọi buổi tối của khách thường rơi vào vài chuyện: mất điện một phòng, không có nước nóng, mất Wi-Fi, điều hoà không lạnh, bồn cầu tắc. Nhiều chuyện trong đó khách tự xử lý được nếu biết cầu dao ở đâu và bấm nút nào.
| Sự cố | Khách tự làm | Gọi ai |
|---|---|---|
| Mất điện một phòng | Bật lại cầu dao của phòng ở [tủ điện cạnh cửa] | Thợ điện, nếu cầu dao nhảy lại |
| Không có nước nóng | Bật công tắc bình nóng lạnh [ngoài cửa phòng tắm], chờ [15] phút | Thợ nước |
| Mất Wi-Fi | Rút điện bộ phát [trên kệ TV], chờ một phút rồi cắm lại | Tổng đài nhà mạng, chủ nhà gọi |
| Điều hoà không lạnh | Chọn chế độ Cool trên điều khiển, đóng cửa sổ | Thợ điện lạnh |
| Bồn cầu tắc | Dùng cây thông tắc [trong tủ dưới bồn rửa] | Thợ nước |
| Rò nước | Khoá van nước tổng [cạnh đồng hồ nước] | Thợ nước, gọi ngay |
Cột "Khách tự làm" đưa vào sổ tay của phòng, kèm ảnh cầu dao, công tắc bình nóng lạnh và van nước tổng. Cột "Gọi ai" là danh bạ của bạn và người dọn.
Người dọn chính: [tên], [số điện thoại]. Người dọn thay: [tên], [số điện thoại].
Người giữ chìa dự phòng: [tên], [số điện thoại], tới được trong [15] phút.
Thợ điện, điện lạnh: [tên], [số điện thoại].
Thợ nước, thông tắc: [tên], [số điện thoại].
Wi-Fi: tổng đài [nhà mạng] [số tổng đài], mã hợp đồng [mã].
Điện: mã khách hàng [mã in trên hoá đơn tiền điện].
Gas: [tiệm gas], [số điện thoại].
Cầu dao tổng: [vị trí]. Van nước tổng: [vị trí].
Cấp cứu 115, cháy 114, công an 113.
Cất danh bạ này ở ba chỗ: điện thoại của bạn, nhóm chat với người dọn, và một bản in dán mặt trong cửa tủ điện. Thợ tới sửa mở tủ điện là thấy.
Khi khách gọi báo sự cố, làm theo thứ tự này:
- Xin khách một tấm ảnh hoặc đoạn video ngắn. Ảnh cho bạn biết ngay khách đang đứng trước thiết bị nào.
- Hướng dẫn theo cột "Khách tự làm" ở trên.
- Mười lăm phút chưa xong thì gọi thợ, rồi báo khách giờ thợ tới.
- Sự cố làm khách mất một đêm ngủ yên, như mất điện hay mất nước cả đêm, thì đề nghị đổi phòng hoặc giảm tiền trước khi khách phải hỏi.
Một lượt khách khi chủ nhà ở xa
Ghép các phần trên lại, một lượt khách đi qua những mốc sau. Chủ nhà có việc ở mốc nào cũng làm trên điện thoại, mỗi lần vài phút.
- Ba ngày trước. Chủ nhà hỏi giờ tới và xin ảnh giấy tờ của khách.
- Tối hôm trước. Chủ nhà gửi hướng dẫn vào phòng và đường link sổ tay, cài mã khoá cho lượt này.
- Sáng ngày nhận phòng. Người dọn dọn phòng, gửi ảnh kiểm phòng vào nhóm.
- 14:00. Khách tự vào phòng. Ba mươi phút sau, chủ nhà nhắn hỏi khách đã vào được chưa.
- Trong kỳ ở. Khách tự tra Wi-Fi, nước nóng, quán ăn gần trong sổ tay. Chủ nhà chỉ còn nhận những câu sổ tay chưa có.
- 12:00 ngày trả phòng. Khách để chìa vào hộp hoặc chỉ cần đóng cửa. Chủ nhà xoá mã của lượt vừa xong.
- Sau khi khách đi. Người dọn kiểm đồ, báo đồ hỏng hay đồ khách để quên, rồi dọn cho lượt sau.
Sổ tay QR cho những câu khách hỏi lại
Phần lớn tin nhắn khách gửi một chủ nhà ở xa là câu đã có sẵn câu trả lời: mật khẩu Wi-Fi, bật nước nóng ở đâu, đổ rác chỗ nào, mấy giờ trả phòng. Dán trong phòng một mã QR dẫn tới sổ tay có đủ những câu đó, kèm ảnh cầu dao và công tắc của bảng sự cố ở trên, là bớt được phần lớn những tin nhắn kiểu này. Nội quy treo trong phòng thì xem bảng nội quy homestay, bài đó có bản A4 để in.
Stayo dựng sổ tay đó cho chỗ nghỉ của bạn: Wi-Fi, cách vào phòng, nội quy, hướng dẫn dùng đồ, có sẵn bản tiếng Anh. Bạn sửa từ điện thoại lúc nào cũng được, mã QR dán trong phòng giữ nguyên. Dựng thử cho chỗ nghỉ của bạn mất khoảng 15 phút, có 7 ngày dùng thử, không cần thẻ.